第一章    总 则

第一条 为了加强学生处管理工作，有效地保护和利用档案，更好地为学生成才和发展服务,根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》及相关法律法规，结合学校实际，特制订本办法。

第二条 本实施细则所称的档案，是指我校学生处从事管理、资助、考务等直接形成的对学院发展有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 在学生处档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，严格保管，确保学生处档案的完整与安全。

第四条 档案工作是学校重要的基础性工作，应当加强管理，将之纳入学院整体发展规划和相关管理制度。

第二章  管理机构及职责

 第五条 学生处档案管理职责：主要包括收集整理、日常管理、学籍管理等。

    （一）收集整理

    1.收集和归档学生处工作中形成的各类档案材料，如学籍管理、资助文件、辅导员日常管理、医保文件、心理健康材料、会议记录、国防教育、“两站两服务”、安全教育管理等。

    2.确保所有档案材料真实、完整、规范，并具备必要的组织审查意见和个人签字。

    （二）日常管理

    1.安排专人负责档案的日常管理，包括档案的搜集、建档、归档、查借阅等工作。

    2.定期检查每份档案的归档材料是否齐全，若有缺失需及时补充相关证明。

    （三）学籍管理

    办理学生学籍、学历注册、转学、休学、复学、退学、注销等学籍异动后的相关档案管理工作。

第六条 学生档案按照集中统一管理的原则，我校的学生档案由学生处指导二级学院进行集中保管；各二级学院指定专人负责学生档案的管理工作，配合学生处管理在校学生档案。

第三章 归档内容及要求

 第七条 材料分类及内容：

    （一）上级下发的有关学生思想政治工作的文件。包括文件标题、发文单位、发文日期、主要内容摘要、实施情况记录。

    （二）学生处相关工作的制度、决定、通知、条例。包括文件名称、发布部门、发布日期、实施范围、主要内容、相关附件。

    （三）学生学籍管理材料。包括入学资格审查表、学籍异动申请表、入学登记表、入伍审批表及相关证明材料。

    （四）学生奖惩材料。包括拟处分意见表、奖惩文件、违纪学生谈话记录、支撑文件（如证据材料、证人证言等）。

    （五）学生处会议记录。包括会议时间、地点、参会人员名单、会议议程、讨论内容、决议事项及执行情况。

    （六）学生管理材料。包括特质学生档案、宗教信仰学生档案、阳光跑免跑申请记录、请销假单及相关证明材料。

    （七）辅导员管理。包括辅导员花名册、培训材料、工作记录、考核记录及相关材料。

    （八）学生资助相关材料。包括国家奖学金、国家励志奖学金、校奖学金、助学金申请表、审批表、退役士兵资助申请表、困难生走访记录、勤工助学岗位申请表及考核记录等。

    （九）学生心理健康发展相关材料。包括心理健康教育文件、活动资料、心理测评报告、心理咨询记录、心理健康问题学生干预工作记录及相关证明材料。

    （十）大学生医保相关资料。包括医保报销单据、医保异地备案表、医保政策解读文件及相关资料。

    （十一）国防教育材料。包括军训免训申请表、军训总结报告、军训先进集体和先进标兵评选材料及相关证明文件。

    （十二）学生征兵入伍材料。包括兵役登记表、应征入伍申请表、政审材料、入伍通知书及相关证明文件。

    （十三）安全教育活动。包括安全教育文件、活动方案、活动总结报告及相关图片资料。

    （十四）法制宣传活动。包括法制宣传文件、活动方案、活动总结报告及相关图片资料。

    （十五）开学典礼和毕业典礼。包括典礼流程安排、发言稿、参与人员名单、现场照片及视频资料。

第八条 档案材料的要求：

    （一）归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须完整、齐全、真实；文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。

    （二）归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，必须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如处分决定或意见等）应有本人的签字。

    （三）档案材料须为国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，填写时只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水书写。

    （四）归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

    （五）学生档案归档材料必须注明学生的二级学院、班级、学号及姓名等，并按照学号的顺序先后排放。

    （六）学生处对不符合归档要求的档案材料，有责任和权力对归档单位提出要求，予以改正后归档。

第四章 档案材料的归档时间

第九条 所有接受档案材料应在形成或收到后的一周内完成归档，以确保信息的时效性和准确性。对于定期产生的档案材料，应在每个周期结束后的规定时间内完成归档。对于重要或敏感的档案材料，应根据具体情况确定归档时间，必要时可立即归档。

第十条 归档时间基本原则如下：

    （一）上级下发的文件：收到文件后一周内完成归档。

    （二）学生处相关工作的制度、决定、通知、条例：发布后一周内完成归档。

    （三）学生学籍管理材料（如入学资格审查表、学籍异动申请表、入学登记表、学生信息变更申请表、入伍审批表等）：每学期开学后一个月内完成上学期材料的归档。

    （四）学生奖惩材料（如拟处分意见表、违纪学生谈话记录、处分决定书及支撑文件等）：事件处理完毕后一周内完成归档。

    （五）学生处会议记录：每次会议结束后一周内完成记录，每学期开始一周内完成上学期会议记录归档。

    （六）学生管理材料（如特质学生档案、宗教信仰记录、免跑申请、请销假单等）：每学期结束后一周内完成本学期材料的归档。

    （七）辅导员管理（如辅导员花名册、培训材料、工作记录、考核记录等）：每学期末完成本学期材料的归档。

    （八）学生资助相关材料（如国家励志奖学金、奖学金、助学金申请表、审批表、发放记录；助学贷款合同、退役士兵资助申请表、困难生走访记录、勤工助学岗位申请表及考核记录等）：每学期末完成本学期材料的归档。

    （九）学生心理健康发展相关材料（如心理健康教育文件、心理测评报告、心理咨询记录、心理健康问题学生干预工作记录等）：每学期末完成本学期材料的归档。

    （十）大学生医保相关资料（如医保报销单据、医保异地备案表、医保政策解读文件等）：每年年底前完成当年材料的归档。

    （十一）国防教育材料（如军训免训申请表、军训总结报告、军训先进集体和先进标兵评选材料等）：军训工作结束后一周内完成材料的归档。

    （十二）学生征兵入伍材料（如兵役登记表、应征入伍申请表、政审材料、入伍通知书等）：征兵结束后三个月内完成归档。

    （十三）安全教育（如安全教育文件、活动方案、活动总结报告及相关图片资料等）：活动结束后一周内完成归档。

    （十四）法制宣传（如法制宣传文件、活动方案、活动总结报告及相关图片资料等）：活动结束后一周内完成归档。

    （十五）开学典礼、毕业典礼（如典礼流程安排、发言稿、参与人员名单、现场照片及视频资料等）：活动结束后一周内完成归档。

    第十条 新生档案移交二级学院归档后，由二级学院指定专人进行管理。

第五章 档案工作的管理和保障

    第十一条 要完善档案管理硬件设施，提高档案保管与存放条件，根据安全保密、便于查找的原则要求，对于档案应严密、科学地保管，严防档案的毁损、失散和泄密。严禁任何个人私自保存档案。

    根据档案管理要求收集归档的材料，任何人不得随意更改、抽出、销毁档案材料。

    第十二条 要改进和完善档案管理的各项规章制度，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，提高档案管理水平，维护档案的真实性、严肃性，完善学校档案管理服务体系。

    第十三条 抓好学生处档案管理队伍建设，定期组织业务辅导和培训，不断提高档案管理工作水平，推进档案管理工作的标准化、规范化和科学化。

    第十四条 学校将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

    第十五条 凡有违反有关档案管理规定，对伪造、涂改、销毁档案材料和利用档案材料营私舞弊等违反《中华人民共和国保守秘密法》《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》《档案管理违法违纪行为处分规定》的，视情节轻重，予以严肃处理直至追究相应法律责任。

第六章 附 则

    第十六条 本办法适用于本校学生处的档案管理。

    第十七条 本办法自发布之日起试行，由学生处负责解释。